תוכנת אתגרית - מערכת ERP

מהי מערכת (ERP (Enterprise Resource Planning System ולמה אתה צריך את זה ?

מערכת לתכנון משאבי ארגון שמטפלת בכל צורכי עיבוד הנתונים בארגון (שיווק, הזמנות, ייצור, כספים, תפעול וכו').

מערכת ERP  מאחדת את כלל מערכות המידע של הארגון למערכת אחת באופן המאפשר שימוש במידע משותף באופן אינטגרטיבי ובממשק אחיד.

למרות הממשק האחיד ניתן להתממשק לתוכנות חיצוניות כמו תוכנת משכורת וגם לקבל נתונים חיצוניים מאתרי שיווק ופרסום , ממדיה אינטרנטית ומקבלני משנה שעובדים עם מערכות מידע אחרות.  

מי המשתמשים במערכת ERP ?

מערכת ERP  משמשת בעיקר חברות ועסקים גדולים ובינוניים, מפעלים וותעשיה, ומסיעת מאד לאירגון עם אתרים מבוזרים לנהל את הארגון בכל מקום בעולם.
במערכת  משתמשים כל מחלקות הארגון מחלקת שיווק, הזמנות, מחלקת שירות לקוחות, ההנהלה, ייצור, כספים, תפ"י, המחסנאים, מתקינים, סוכני שטח, ועוד.

שיטות הטמעה של מערכת ERP

מערכת ERP מוטמעת במודל של SAS – תוכנה שניתנת בשירות, בתשלום חודשי לשימוש, המערכות כאלו מופעלות דרך פלטפורמת WEB בהתקנה מקומית או בסביבת ענן.
מערכת  מקומית – מותקנת בשרתים הפיזיים של האירגון, בד"כ מדובר באירגונים שמפאת החיסיון לא מוכנים להוציא החוצה את המידע שלהם.
גישה לנתונים תתבצע רק באישור ומתן אפשרות כניסה ח"פ לשרתים שלהם.
ומערכות   שמספקות סביבת פיתוח מלאה וגמישה ומאפשרות התאמות מיוחדות ללקוח החל משינויים נקודתיים במסכים ודוחות ועד הוספה של מודולים ופונקציונליות שלמה .

אז מה היתרונות של מערכת?ERP ?

למערכת ERP ישנן יתרונות רבים ביניהם:

ריכוזיות – היתרון הבולט והעיקרי הוא הריכוזיות והממשק האחיד של המידע בארגון במערכת אחת,
דבר שמוביל לשליפה מהירה של נתונים בזמן אמת ותורמת לתהליך קבלת ההחלטות מהיר ויעיל על בסיס המידע שנשלף ממערכות המידע.

גמישות – מערכות   שמספקות גם סביבת פיתוח , נותנות מענה מהיר לדינאמיקה של הסביבה הארגונית. כך שאם יש צורך בשינוי או התאמה של מודול מסוים הדבר נעשה בעלות נמוכה ובזמן פיתוח מהיר.

יתרון זה חשוב מאד לאירגון בהתפתחות שמשקיע במערכת  זמן ומשאבים בהתאם לצורך וההתקדמות שלו.

חסכון במשאבים – סעיף זה מתקשר ישירות לסעיף של הגמישות, אירגון מתפתח לא חייב לרכוש במערכת  מודולרית את כל המודולים ויכול להטמיע באופן הדרגתי את המודולים החיוניים לו בלבד וכל פעם להוסיף מודול בהתאם להתפתחות שלו דבר שחוסך לו הרבה משאבים וזמן בהטמעת המערכת.

בנוסף, באמצעות המערכת   ניתן להבין את צרכי הארגון, לנהל נכון יותר את הייצור והמלאי ולתת תשובות מהירות למקבלי ההחלטות בארגון.

חסכון בכוח אדם – מערכת  יעילה חוסכת זמן וכסף. פחות אנשים נדרשים לבצע פעולות שנגישות לכולם במערכת מידע אחת.

סדר ויעילות בארגון – במערכת  מוטמעים בין היתר נוהלי האירגון , כך שמשתמשי המערכת לומדים לעבוד לפי אותם הנהלים , דבר שיוצר סדר בארגון ומונע תקלות וצווארי בקבוק.

מערכת אינטראקטיבית –מערכת  מקשרת בין כל המחלקות והעובדים בארגון, היא מייעלת את ההתנהלות של הארגון, מסנכרנת נתונים, מונעת תקלות וצווארי בקבוק.

החסרונות של מערכת ERP ?

לצד היתרונות קיימים גם מספר חסרונות:

מערכת ERP צריך להטמיע וללמוד – דבר שמחייב להקצות זמן וכח אדם מתאים, אי אפשר לעבוד עם המערכת ללא הטמעה והדרכה.
תקציב – מערכת ERP לא מתאימה לכל ארגון, ארגונים שרוכשים מערכות ERP נדרשים להקצות לכך תקציב ועלויות של כח אדם שיידרש בתהליך ההטמעה והקמת המערכת.
זמן – על מנת שמערכת ה-ERP תשמש בצורה אופטימלית את הארגון , נדרשים כל מקבלי ההחלטות בארגון להקדיש מזמנם ולהירתם לפרויקט הזה של הטמעת המערכת.
זאת על מנת שהמערכת תקבל את ה-DNA של אותו ארגון ושהחזון של הנהלת הארגון יבוא לידי ביטוי במערכת ונוהלי העבודה יוטמעו בצורה אופטימלית , חשוב שמנהלים מתוך הארגון יהיו מעורבים בהטמעה גם אם באופן חלקי וזמני .
חשוב לציין שמדובר בהשקעה זמנית וח"פ בשלב של אפיון המערכת ותחילת ההטמעה.

לסכום

עם זאת ההשקעה בזמן מחשבה ועבודה אך העסק צרך להתנהל , מתגמדים לעומת היתרונות שהמערכת נותנת עם עלייתה לאוויר, המערכת ומאפשרת למשתמשים עבודה קלה , מהירה ,ויעילה ולמקבלי ההחלטות תמונת מראה מלאה המשקפת את פעילות העסק ומדע בזמן אמת על כל מחלקה בחברה .

אתגרית מערכת ERP קרא עוד :