בכל תחילת שנת לימוד מוגדרים סעיפי התקציב והסכום שהוקצה לכל סעיף תקציבי.

סעיף שריון – מתעדכן עם אישור מורשי החתימה את הזמנות הרכש. בכלך הזמנת רכש  מוגדר קוד הסעיף התקציבי כולל בדיקת חריגה מהתקציב.
כל הזמנת רכש מחויבת באישור הזמנה לפי הירארכיה ותפקידים שהוגדרו כמורשי חתימה.
מורשי החתימה מקבלים את צבר הזמנות הרכש הנדרשות לאישור, ברגע שאושרו הסעיפים התקציביים מתעדכנים אוטומטית בסעיף שיריון.

סעיף ביצוע – לאחר אישור ההזמנה, ההזמנת רכש נשלחת לספק ועם קבלת הסחורה קולטים אותה למערכת באמצעות תעודת קליטה שמעדכנת את המלאי.

עדכון סעיף הביצוע מתבצע עם התשלום לספק לאחר קליטת החשבונית והעברה למס"ב.