ניהול רכש וקנינות

ניהול המלאי – ניהול תהליכי זרימת דרישות הרכש , בקשת הצעות מחיר מהספק, הפקת הזמנת רכש, ומעקב האספקה עד לקליטת הסחורה במחסן.

בקרת דרישות רכש

דרישת רכש יכולה להיות פנים ארגונית , דרישה מומלצת ע"י מערכת ניהול המלאי, דרישה שמגיעה מקוו הייצור, או דרישות רכש לצורך שימור מלאים. את מאגר הדרישות האלו יש לרכז ולהימירם להזמנות רכש.

בקרת הזמנות הרכש

ברגע שהזמנת הרכש הופקה ועוד לפני שנשלחת לספק, ההזמנה אמורה לעבור אישור מורשי חתימה שמותנה בסכום ההזמנה, לאחר האישור והשליחה לספק, מתחיל המעקב אספקה עד לקבלת הסחורה למחסן.

בקרת אספקה

ההזמנת רכש נשלחה לספק שהתחייב על מועד אספקה. מעקב האספקה מסייע בקבלת המוצר בזמן וקליטתו במחסן.

ניהול מלאי - בקרת דרישות רכש

דרישות הרכש זורמות ממחלקות שונות באירגון:

דרישה פנים אירגונית – מנהל הייצור שולח הזמנה פנימית למח' הרכש ע"פ שיקול דעתו על מנת למנוע חוסרים במלאי שיעכבו את הייצור.

דרישה שמגיעה אוטומטית מהקוו ייצור – עם הדפסת כרטיסי הניתוב שכוללות גם רשימת פריטי רכש שנדרשים לצורך הייצור. המחסנאי בודק את רמות המלאי, אם רמות המלאי תקינות – מבצע ניפוק, אם חסר שולח דרישות רכש .

ודרישה שמגיעה לאחר קבלת התראה על חוסרים ממערכת ניהול המלאי.

דרישת רכש פנימית

ניהול המלאי - בקרת הזמנות הרכש

הזמנת הרכש הופקה אך לפעמים דורשת אישור של מורשי חתימה בסכומים מסוימים.

מח' הרכש שולחת את ההזמנה למורשי החתימה שמאשרים או דוחים את ההזמנה ורק אז ההזמנה נשלחת לספק.

הזמנת רכש יכולה להיות של ח"ג , או הזמנה מסוג SB הזמנה של ביצוע עבודות חוץ מקבלן משנה.

הספק מתחייב על מועד אספקה, ובאמצעות מעקב האספקה מוודאים שהמוצרים יגיעו בזמן למחסן.

הפקת הזמנת רכש

ניהול המלאי - בקרת אספקה

בקרת אספקה מתבצעת ע"י הפקת דוחות מעקב , על מנת לוודא שאכן המוצרים מגיעים לפי מועד האספקה שהספק התחייב.

הדוחות נשלחים אוטומטית במייל לאנשי מפתח באירגון במיקרים של חריגות ממועד האספקה.

עם קבלת הסחורה, נקלטת הסחורה באמצעות הפקת תעודת קליטה שמעדכנת את סטטוס המוצרים ואת הכמות שנתקבלה.

לאחר קליטת התעודת משלוח של הספק, ועם קבלת החשבונית מס ניתן להשוות במערכת גם את הסכומים לסכומים בהזמנה ולאשר את החשבונית מס לתשלום בצורה מהירה ופשוטה כאשר כל הנתונים כבר קיימים במערכת.

דוח מעקב אספקה