אפיון מערכת הינו שלב מאד חשוב לצורך התאמת מערכת מחשוב לארגון.
לאחר שהוחלט על רכישת מערכת חדשה או שינוי של מערכת קיימת, נדרש להגדיר מה המערכת אמורה לעשות, אילו שירותים המערכת תספק למשתמשים שלה ולמנהלי החברה אילו נתונים תוכל לספק להם. את אוסף הדרישות שנאספו מכל רמות הארגון, מרכזים במסמך הנקרא אפיון. כאשר לקוח מזמין מערכת בבית תוכנה, במידה ועדיין לא קיים אפיון, השלב הראשון שבית התוכנה תבצע הינו יצירת האפיון.
אפיון כללי מתבצע גם בשלב התמחור של הצעת המחיר. יש צורך להגדיר את הדרישות באמצעות מסמך אפיון על מנת לתחום את גבולות הפיתוח , המודולים הנדרשים והפונקציונליות המצופה מהמערכת.